Organiser un spectacle arbre de Noël est une belle opportunité pour célébrer cette période de l’année avec votre communauté, vos employés ou vos collègues. Pour assurer la réussite de cet événement, la planification et la logistique sont essentiels. Voici quelques conseils pour vous aider à organiser un spectacle mémorable.

1. choisir le bon moment et le lieu

Choisir la date et l’heure de votre spectacle arbre de Noël à Lyon est essentiel pour attirer un public nombreux. Il faut tenir compte des disponibilités de votre public cible – les employés, la famille, les amis – ainsi que de leur mobilité. Les week-ends, par exemple, sont généralement plus accessibles à tous. Le lieu doit être adapté au type de spectacle que vous souhaitez présenter et à la taille du public attendu. Pensez à vérifier la capacité d’accueil, les équipements techniques (sonorisation, éclairage) et les exigences en matière d’accessibilité pour les personnes handicapées.

2. définir un budget et chercher des partenariats

Établir un budget prévisionnel permettra de déterminer le coût de chaque poste de dépense : location de salle, achat ou location de matériel technique, cachets des artistes, communication et promotion de l’événement, frais administratifs, etc. Pour réduire ces coûts, il peut être judicieux de chercher des partenariats avec d’autres organisations ou entreprises locales, ainsi que des subventions auprès des instances publiques (communes, départements, régions) – pour cela, renseignez-vous sur les dispositifs et les délais pour déposer vos demandes.

Penser aux sponsors locaux

Une autre possibilité pour réduire les coûts est de trouver des sponsors locaux qui pourront vous aider à financer l’événement en échange de publicité ou de parrainage durant le spectacle. Par exemple, un fleuriste local pourrait fournir la décoration en échange d’une mention spéciale dans le programme de votre soirée, tandis qu’une entreprise locale pourrait prêter volontiers du matériel technique afin d’être associée à l’événement.

3. sélectionner les artistes et les animations

Choisir les bons artistes et les animations appropriées garantissent un spectacle arbre de Noël divertissant et convivial. Il existe une grande variété d’options : musiciens, conteurs, magiciens, clowns, spectacles de marionnettes ou même des ateliers créatifs pour les enfants. Le choix dépendra bien sûr de vos goûts, mais également de ceux de votre public cible et de votre budget.

Vérifier les disponibilités et préparer les contrats

Une fois que vous avez identifié les artistes désirés, assurez-vous de vérifier leurs disponibilités et de discuter des conditions de leur engagement (cachets, prestations, logistique). Il est recommandé d’établir un contrat écrit précisant ces éléments afin d’éviter toute mauvaise surprise.

4. assurer la communication et la promotion de l’événement

Pour que votre spectacle arbre de Noël soit un véritable succès, il est indispensable de le faire connaître auprès du public potentiel. Affiches, flyers, invitations, réseaux sociaux ou encore bouche-à-oreille sont autant de moyens de communication pour informer sur le spectacle et inciter les gens à y assister. Il est également recommandé de contacter les médias locaux (presse, radio) pour annoncer l’événement et éventuellement obtenir une couverture médiatique.

Créer des billets et gérer les ventes

Il peut être utile de mettre en place un système de billetterie pour faciliter l’accès au spectacle et le contrôle des entrées. Si vous optez pour des billets payants, pensez à fixer un prix attractif tout en respectant votre budget. Vous pouvez organiser la vente en ligne, par téléphone ou dans des points de vente physiques, selon les ressources dont vous disposez.

5. coordonner les préparatifs et veiller au bon déroulement du jour j

Dans les jours et semaines qui précèdent le spectacle, il est essentiel de vérifier régulièrement l’avancement des différentes tâches et de maintenir une bonne coordination entre tous les intervenants : artistes, techniciens, bénévoles, partenaires, fournisseurs, etc. Le jour de l’événement, prévoyez du temps pour les derniers préparatifs et réservez quelques moments clés :

Les balances et répétitions générales

Pour assurer une bonne qualité technique et artistique, il est nécessaire de réaliser des balances (essais sonores et lumière) ainsi que des répétitions générales avec tous les artistes. Ces étapes sont indispensables pour ajuster les niveaux sonores, régler les éclairages et s’assurer que tout est prêt pour le début du spectacle.

Une signalétique claire et un bon accueil

Pour faciliter la circulation des spectateurs et leur faciliter la tâche lors de leur arrivée, pensez à installer une signalétique qui indique clairement où se situent les différentes zones : entrée, billetterie, vestiaires, toilettes, etc. De même, préférez engager des personnes pour accueillir et orienter les spectateurs dès leur arrivée sur les lieux.

Anticiper les imprévus

Aucun événement n’est à l’abri d’imprévus de dernière minute, qu’il s’agisse d’un problème technique, d’une annulation d’artiste ou d’une météo capricieuse. Pour être réactif face à ces situations, ayez toujours à l’esprit un plan B (ou C !) et des solutions de secours adaptées.

En suivant ces conseils et en investissant du temps et de l’énergie dans la planification et la logistique, vous aurez toutes les clés en main pour organiser un spectacle arbre de Noël de qualité et ainsi offrir à votre public une véritable parenthèse enchantée durant cette période festive.